Mobiltelefonpolicy

Cary Group AB och Ryds Bilglas AB – nedan kallat ”företaget”.

1. Bakgrund

Fasta telefoner används allt mindre, både privat och i arbetslivet. I stället är det mobiltelefoner – framför allt smarta telefoner (inklusive softphones) – som tagit över i takt med att samhället blir mer mobilt.

I företaget tilldelas anställda med behov av mobiltelefon i tjänsten enheter som arbetsredskap. Hädanefter benämns både mobiltelefoner och smarta telefoner gemensamt som ”mobiltelefoner”.

2. Syfte

Policyn gäller för alla anställda samt inhyrda konsulter och beskriver vilka regler som gäller vid innehav och användning av mobiltelefon.

Telefonin är strategiskt viktig för korrekt kommunikation med kollegor, kunder, partners och omvärlden. Policyn ska stödja och hjälpa medarbetare att:

• kommunicera enkelt
• arbeta effektivt
• hålla hög kvalitet och professionalism i samtal
• känna till organisationens IT säkerhet

3. Telefonistrategi

• Företagets fasta direktnummer [010-XXX-XXX] är den primära kontaktvägen utåt.
• Personliga mobilnummer får endast lämnas ut externt i undantagsfall.
• Syftet är att:
  • Säkerställa att någon alltid kan svara även vid frånvaro
  • Minska risken för störningar utanför arbetstid
• Vid avslutad anställning är portering av företagets mobilnummer till annan operatör inte tillåten utan särskilt tillstånd.

4. Riktlinjer

4.1 Ansökan om mobiltelefon

• Tilldelning sker efter behov och i samråd med närmaste chef.
• Frågor om mobiltelefoni hänvisas till angiven kontaktperson.

4.2 Abonnemang

• Förvalda abonnemang och surfpaket tilldelas utifrån roll.
• Portering av privata nummer är restriktiv och kräver avtal där äganderätten till numret övergår till företaget.

4.3 Allmän användning

• Mobiltelefonen är ett arbetsredskap och ska användas därefter.
• Säkra samtalsmiljöer ska beaktas.
• Utländska samtal endast vid godkänt behov.
• Vid möten: stäng av eller sätt telefon på ljudlöst.
• Vid bilkörning: använd handsfree.
• Företagets 010-nummer bör användas vid all arbetsrelaterad kommunikation.

4.4 Utlandssituationer

• Använd skyddat Wi-Fi för e-post.
• Stäng av mobildata och roaming när det inte behövs.
• Stäng av telefon vid kostnadsintensiva satellitöverfarter (t.ex. färja Rødby–Puttgarden).

4.5 Inköp och frekvens

• Endast telefonigruppens medlemmar kan teckna nya abonnemang.
• Byte eller ny telefon får ske tidigast efter 2 års användning.

4.6 Incidenter, skada eller förlust

• Rapporteras omedelbart till chef.
• I första hand erbjuds begagnad utbytesenhet.
• Vid oansvarigt agerande bekostar användaren ersättning.
• Förlust ska anmälas till polis och IT för spärrning.

4.7 Säkerhet

• Telefoner ska ha aktivt antivirus via Intune Företagsportalen.
• Lås med PIN, ansiktsigenkänning eller grafiskt mönster.
• Öppna endast e-post och ladda ned material från betrodda källor.

4.8 Försäkring

• Ingen drulleförsäkring finns för enskilda enheter.
• Företagets försäkring gäller vid stora skador med hög självrisk.

4.9 Offboarding

• Enheten återställs av användaren innan återlämning till chef.

4.10 Privat användning

• Endast tillåten när det är befogat utifrån arbetsroll.
• Vid privat användning kan förmånsbeskattning ske enligt Skatteverkets regler.
• Privat mobil kan kopplas till växel i undantagsfall.

4.11 Missbruk

• Leder till indragning av telefon.
• Allvarliga fall kan få arbetsrättsliga följder.

4.12 Återvinning

• Trasiga enheter lämnas till elektronikåtervinning.
• Fungerande enheter återlämnas vid tjänstens upphörande.

5. Ansvar

5.1 Chefers ansvar

• Säkerställa att alla anställda känner till policyn.

5.2 Medarbetares ansvar

God service och bemötande:

• Öppna samtal med presentation: ”Hej och välkommen till [Företag AB], du pratar med [Förnamn + Efternamn], hur kan jag hjälpa dig?”
• Professionellt förhållningssätt i alla samtal.
• Koppla felringning till rätt person.

Ansvarsfull användning:

• Använd säkra Wi-Fi-anslutningar.
• Rapportera trasig telefon till chef.

Tillgänglighet:

• Svara på inkommande samtal där det är möjligt.
• Återkoppla inom 1 timme vid missat samtal.
• Lyssna av och återkoppla på meddelanden.

6. Röstbrevlåda

Alla ska ha ett personligt meddelande i röstbrevlådan:

"Hej! Du har kommit till [Förnamn + Efternamn] på [Företaget AB]. Jag kan tyvärr inte ta ditt samtal just nu, men lämna gärna ett meddelande så återkommer jag till dig så fort jag kan. Tack för att du ringde!" 

Notera: 80% av uppringare väljer en konkurrent om det bara finns en automatiserad röst utan personlig hälsning.

7. Kontaktpersoner – Telefonigruppen

Kontakta IT Support:
📧 E‑post: [email protected]
📞 Telefon: +46 10 102 99 00 (vardagar 07:00–17:00)
🌐 Supportportal: https://support.carygroup.com/

När ni skickar e‑post till [email protected] skapas automatiskt ett ärende.

Ni får ett bekräftelsemejl och kan därefter följa era pågående ärenden via supportportalen.